Opis stanowiska pracy to wyszczególnienie podstawowych zadań wykonywanych na danym stanowisku, formalnych wymagań stawianych kandydatowi, a także zakresu odpowiedzialności. W uproszczeniu opis stanowiska można określić jako dokument, opisujący dlaczego stanowisko zostało utworzone i po co istnieje w organizacji.

Aby powstał Opis stanowiska niezbędna jest analiza pracy na danym stanowisku, która pozwala na określenie m.in. zadań, jakie wykonywane są na danym stanowisku, zasobów niezbędnych do wykonania tych zadań, czy też ich ważności z punktu widzenia organizacji. Dobrze przeprowadzona analiza pracy stanowi cenne źródło informacji o stanowisku.
Na bazie analizy pracy i informacji ze strony pracodawcy, powstaje opis, który odnosi się wyłącznie do stanowiska, a nie osoby je zajmującej w danym momencie. Niewiele ma więc wspólnego z oceną konkretnego człowieka. Jest to ocena wymagań stanowiska.

Opis stanowiska zawiera cel stanowiska, główne obowiązki na stanowisku, jego miejsce w organizacji oraz informacje dotyczące jego specyfiki, znaczenia i wymagań. Nie istnieją uniwersalne opisy stanowisk. Każde stanowisko wymaga odrębnej analizy. Nie istnieją również ponadczasowe opisy stanowisk. Stale zmieniające się warunki otoczenia firmy wymuszają nieustanne aktualizowanie opisów stanowisk.

Dlaczego warto tworzyć opisy stanowisk?

Opisy stanowisk są podstawowym narzędziem systemów zarządzania zasobami ludzkimi. Dysponując opisami stanowisk pracy menedżerowie mają ułatwione organizowanie i motywowanie podległych pracowników. Posiadają także jasne kryteria zatrudnienia i oceny pracowników. Mogą wspierać pracowników przy tworzeniu ścieżek karier. Opisy stanowisk są również przydatne w określaniu potrzeb szkoleniowych.

Dzięki nim można określić politykę wynagrodzeń, która z kolei wiąże się z systemem motywowania pracowników. Opisy stanowisk są również niezbędne do sformułowania jasnej polityki zatrudnienia w organizacji. Pomagają określić wymagane kompetencje i kwalifikacje formalne. Dobrze stworzone opisy są niezbędne do ustalenia kryteriów oceny okresowej pracowników i zarządzaniu przez cele.

Opisy stanowisk przydatne są także z punktu widzenia Pracownika. Dzięki nim pracownik może dokładnie zapoznać się ze swoim miejscem i rolą w organizacji. Znając miejsce stanowiska w hierarchii może także zaplanować własną karierę w organizacji. Istnienie możliwości takiej kariery wpływa pozytywnie na lojalność pracownika wobec pracodawcy. Pracownik może zaplanować ścieżkę swego dalszego rozwoju. Tym bardziej, że opis stanowiska pracy ułatwia mu zrozumieć kryteria oceny i w tym zakresie jest narzędziem motywacyjnym.